Bestellingen verwerken

Volg een bestelling van betaling tot verzending, en handel annuleringen en retouren af.

Plaatst een klant een bestelling in je webshop, dan maakt Faqturo daar vanzelf een factuur van. Jij hoeft niets over te typen. Jij houdt bij of de bestelling is betaald, verstuurt hem en handelt een annulering of retour af.

Wat er gebeurt bij een bestelling#

1. De klant kiest producten en een verzendoptie, vult zijn gegevens in en rekent af. Is hij nog geen klant, dan maakt Faqturo hem aan. Hij kan later zelf een wachtwoord instellen voor het klantenpaneel.

2. De bestelling krijgt een bestelnummer, bijvoorbeeld B1. De klant krijgt een e-mail met hoe hij kan betalen. Jij en je collega's krijgen een e-mail en een melding bij het belletje van de nieuwe bestelling. Gebruik je de apps, dan komt daar ook een pushmelding, als je die aan hebt staan in je profiel.

3. Betaalt de klant, bijvoorbeeld met iDEAL, dan krijgt de bestelling de status Voldaan. Faqturo maakt dan de factuur definitief, met een eigen factuurnummer, en mailt hem naar de klant.

4. Jij verstuurt de bestelling en legt dat vast. De klant krijgt een bericht, met de factuur.

Het bestelnummer en het factuurnummer zijn twee aparte reeksen. De factuur krijgt pas een nummer als de bestelling is betaald.

Het overzicht#

Klik op Webshop › Bestellingen. Je ziet per bestelling het bestelnummer, de klant, de datum, de status en het bedrag. Met de knoppen Alle, Open, Betaald en Geannuleerd boven de lijst filter je op status. De knop Betaald toont de bestellingen met de status Voldaan. Zoek in het zoekveld op bestelnummer of klantnaam, en klik op een kolomnaam om te sorteren.

Klik op een bestelling om hem te openen.

Een bestelling openen#

Links staan de artikelen, de facturatie en de verzending. Rechts zie je wie er heeft besteld, wanneer, voor welk bedrag en onder welk factuurnummer. Heeft de klant een ander adres opgegeven om naartoe te sturen, dan staat dat er ook bij. Onder de gegevens van de klant staat het blok Acties, met de dingen die je met de bestelling kunt doen.

Handmatig als betaald markeren#

Betaalt een klant niet online, maar bijvoorbeeld via een bankoverschrijving? Zie je het geld binnenkomen, open dan de bestelling en klik in het blok Acties op Markeer als betaald. Faqturo maakt dan de factuur en mailt hem naar de klant, net alsof hij online had betaald.

Verzenden#

Zodra een bestelling betaald is, kun je hem versturen. Vul bij Trackingcode of -link de code van je vervoerder in en klik op Markeer als verzonden. De klant krijgt dan meteen een e-mail met de factuur als bijlage. Begint de tekst met "http", dan maakt Faqturo er een link van waarmee de klant zijn pakket kan volgen.

Je kunt de trackingcode later nog wijzigen met Bijwerken. De klant krijgt dan geen nieuwe e-mail. Een bestelling die nog niet is betaald, kun je niet versturen.

Een bestelling annuleren#

Zolang een bestelling niet is verzonden, kun je hem annuleren met Annuleer bestelling in het blok Acties. Wat er gebeurt, hangt af van of er al een factuur is:

• Is de bestelling nog niet betaald, dan krijgt hij de status Geannuleerd. Er is niets om te crediteren.
• Is de bestelling al betaald en gefactureerd, dan maakt Faqturo een creditfactuur als concept. Open die via de link bij Facturatie om hem definitief te maken en te versturen.

In beide gevallen komt de voorraad van de bestelde varianten weer terug.

Een retour afhandelen#

Stuurt een klant een pakket terug, dan houd je dat bij. Het onderdeel Retour staat er zodra de bestelling is verzonden. De knoppen daarvoor staan in het blok Acties.

1. Klik op Markeer wacht op retour als je het pakket verwacht. Zo zie je in je lijst dat er nog een pakket onderweg is. Dit is optioneel.

2. Is het pakket binnen? Klik dan op Markeer als geretourneerd. Faqturo maakt een creditfactuur als concept. Maak die definitief en verstuur hem naar de klant.

Het terugbetalen van het geld doe je zelf, bijvoorbeeld met een overboeking. Faqturo zet het bedrag niet terug naar de klant.