De klant informeren en factureren

Laat de klant per sms of e-mail weten dat zijn apparaat klaar is, en maak van de bestede tijd een conceptfactuur.

Is een reparatie klaar, dan wil je de klant dat laten weten en de arbeid factureren. Beide doe je vanaf de reparatie zelf.

Laten weten dat de reparatie klaar is#

Rechts op de pagina, in het blok Acties, staan twee knoppen:

• Verstuur SMS naar klant stuurt een sms.
• Verstuur e-mail naar klant stuurt een e-mail.

Faqturo stuurt deze berichten nooit vanzelf, ook niet als je de status wijzigt. Jij kiest wanneer de klant bericht krijgt. Je kunt dus eerst de status op Klaar voor ophalen zetten en daarna het bericht versturen, of andersom.

Een sms sturen#

De sms gaat naar het mobiele nummer van de klant. Dat werkt alleen als aan een paar voorwaarden is voldaan:

• De klant heeft een Nederlands mobiel nummer (begint met 06).
• Sms staat aan onder Communicatie › SMS Dienst.
• Er zijn nog Florijnen beschikbaar. Elke sms kost 1 Florijn.

Mist er iets, dan meldt Faqturo dat bij de knop, bijvoorbeeld "Geen mobiel nummer bekend bij deze klant." De tekst van de sms pas je aan bij de sjablonen.

Een e-mail sturen#

De e-mail gaat naar het e-mailadres van de klant. Heeft de klant er geen, dan meldt Faqturo "Geen e-mailadres bekend bij deze klant." Werkt het versturen van e-mail niet omdat je mailinstellingen niet kloppen, dan meldt Faqturo dat er niets is verstuurd. Laat een beheerder dan Communicatie › Email (SMTP) controleren.

Een conceptfactuur maken#

Faqturo maakt van de bestede tijd een conceptfactuur. Dat is handig, want je hoeft de reparatie niet over te typen.

1. Vul bij Arbeid (minuten) in hoeveel tijd je kwijt was en klik op Opslaan.

2. Kijk onder in het blok Status & facturatie. Vul het Uurtarief (excl. btw) in, standaard €65. Controleer ook het Btw %, standaard 21.

3. Klik op Conceptfactuur maken. Tussen haakjes staat hoeveel uur dat is.

Faqturo opent de nieuwe conceptfactuur met één regel: "Reparatie: titel (uren uur arbeid)", met het aantal uren en het uurtarief dat je hebt ingevuld. De factuur krijgt als referentie het nummer van de reparatie, bijvoorbeeld "Reparatie #2". Voeg zelf onderdelen of andere regels toe en maak de factuur daarna definitief, zoals je gewend bent.

Daarna staat bij de reparatie: "Gekoppeld aan" met een link naar de factuur. Je kunt van één reparatie maar één factuur maken. Wil je later nog iets extra's in rekening brengen, dan doe je dat op de factuur zelf.