Een offerte maken en versturen
Maak een offerte op dezelfde manier als een factuur en stuur hem met een pdf en een link naar je klant.
Een offerte werkt bijna hetzelfde als een factuur. Je maakt hem eerst als concept, maakt hem definitief en verstuurt hem daarna naar je klant. Als je klant akkoord is, maakt Faqturo er vanzelf een conceptfactuur van.
Een nieuwe offerte maken#
Klik in het menu op
Facturatie › Offertes.Klik rechtsboven op Nieuwe offerte.
Kies de klant en vul de offerte in.
Klik op Opslaan.
Het formulier is hetzelfde als dat van een factuur: je kiest een klant, eventueel een categorie en een referentie, en je vult de regels in. Hoe dat werkt, lees je bij Een factuur maken. Ook hier geldt: de schakelaar BTW verlegd zet alleen de tekst op de offerte, dus zet bij verlegging het BTW % van de regels zelf op 0.
Na het opslaan krijgt de offerte de status Concept. Je kunt hem nog zo vaak aanpassen of verwijderen als je wilt.
De knoppen staan rechts bovenaan, in het blok Acties. Zodra de offerte definitief is, staan ze onder de titel.
Definitief maken#
Is de offerte klaar? Klik dan op Definitief maken. Faqturo geeft de offerte een offertenummer, bijvoorbeeld OF-101, en zet de offertedatum op vandaag. Hoe die nummers eruitzien, stel je in bij Nummering. De status wordt Definitief.
Een definitieve offerte kun je niet meer wijzigen of verwijderen. Is er toch iets niet goed? Maak dan een nieuwe offerte.
Met PDF bekijken zie je hoe de offerte eruitziet. Het logo, de teksten onderaan en de kolommen komen uit je instellingen bij Facturatie › Facturen & offertes, net als bij een factuur.
Versturen naar je klant#
Klik op Versturen naar klant. Faqturo mailt de offerte direct naar het e-mailadres van je klant. In die mail zitten:
- de offerte als pdf-bijlage;
- een knop Offerte bekijken, waarmee je klant de offerte online opent en kan reageren.
De tekst van de mail komt uit je sjablonen bij Communicatie › Sjablonen.
De status wordt nu Wacht op akkoord. Faqturo zet ook de datum Geldig tot op de offerte: vandaag plus het aantal dagen dat je hebt ingesteld bij Offerte geldig (dagen). Dat zijn standaard 30 dagen. Je vindt die instelling bij Betaaltermijn.
Faqturo kan alleen mailen als je e-mailinstellingen kloppen. Heeft je klant geen e-mailadres, dan wordt er niets verstuurd. Vul dat eerst in op de klantpagina.
Wat er daarna gebeurt, lees je bij Akkoord, afwijzen of verlopen.