Servicecontracten: een contract aanmaken

Leg een onderhoudscontract met een klant vast, met wat erin zit, hoe vaak je controleert en wat het kost.

Beschikbaar vanaf het pakket Lite

Onderhoud je een website, een cv-ketel of de computers van een klant tegen een vast bedrag? Dan leg je dat vast in een servicecontract. Faqturo herinnert je eraan wanneer een controle aan de beurt is, en kan het contract ook vanzelf factureren.

Dit is de add-on Servicecontracten. Hij moet voor jouw licentie aanstaan. Lees meer bij Wat zijn add-ons?.

Eerst: contracttypes#

Een servicecontract is meestal van een bepaald soort, bijvoorbeeld "Website onderhoud". Zo'n soort heet een contracttype. Een type bevat de functies die in het contract zitten, hoe vaak het gecontroleerd wordt en, als het contract in rekening wordt gebracht, wat het per periode kost.

Contracttypes maakt een beheerder aan onder Modules › Servicecontracten. Je kunt ook een contract zonder type maken. Dat is een vrij contract: je vult alles zelf in en er wordt niet automatisch gefactureerd.

Een contract aanmaken#

Klik in het menu op Servicecontracten › Nieuw contract.
Zoek de Klant op.
Kies het Contracttype. Faqturo vult dan de titel, de functies en het controle-interval voor je in. Je kunt ze daarna nog aanpassen. Kies Zonder type (vrij contract) als je geen type wilt gebruiken.
Controleer de Titel en de Functies. Zet elke functie op een eigen regel.
Is het type factureerbaar, dan verschijnt het blok Facturatie. Kies bij Looptijd en bedrag de periode, bijvoorbeeld "Per jaar". Vul bij Eerste factuurperiode begint op de startdatum in. Geef bij Korting (%) een korting als de klant die krijgt.
Kies bij Verantwoordelijke medewerker wie de controles doet.
Kies het Controle-interval: hoe vaak je het contract controleert, bijvoorbeeld elk kwartaal. Staat jouw keuze er niet bij, kies dan Anders (zelf instellen) en vul zelf een aantal dagen of maanden in, bijvoorbeeld elke 45 dagen.
Vul bij Eerstvolgende controle de datum in van de eerste controle.
Gebruik Interne info voor wat alleen jij mag weten, zoals waar je inloggegevens bewaart.
Klik op Opslaan.

Het scherm om een servicecontract aan te maken. Kies bij 1 de klant en bij 2 het type. Titel en functies staan bij 3. Bij 4 staat de facturatie en bij 5 de medewerker en de controles. Bij 6 schrijf je interne info en met 7 sla je op.

Controleren en factureren zijn los van elkaar

Hoe vaak je controleert en hoe vaak je factureert, kies je apart. Je kunt bijvoorbeeld elk kwartaal controleren en toch één keer per jaar factureren.

Interne info is beveiligd

De Interne info wordt versleuteld opgeslagen en de klant ziet hem nooit. Je kunt er dus gerust een gebruikersnaam of een verwijzing in zetten. Zet er liever geen wachtwoorden in, daar is een wachtwoordkluis voor bedoeld.

Je contracten bekijken#

Klik op Servicecontracten › Contracten. Je ziet per contract de klant, de titel, het contracttype met de periode, de datum van de volgende controle, de medewerker en de status. Met de knoppen Alle, Actief en Gepauzeerd boven de lijst filter je op status. Zoek in het zoekveld op klant of titel.

De lijst met servicecontracten. Met 1 maak je een nieuw contract. Bij 2 staat wanneer de volgende controle is, en bij 3 of het contract loopt of gepauzeerd is.

Open een contract en gebruik in het blok Acties de knop Pauzeren of Hervatten om het te stoppen of weer aan te zetten. Hoe dat werkt, lees je bij Controles en facturatie.