Servicecontracten: controles en facturatie

Leg vast dat een controle is gedaan, laat de klant dat weten, en zie hoe Faqturo het contract factureert.

Een servicecontract draait om twee dingen: de controles die je uitvoert en de facturen die je stuurt. Faqturo helpt je bij allebei.

Weten wanneer een controle aan de beurt is#

De verantwoordelijke medewerker ziet een controle op het dashboard. Is de controle vandaag aan de beurt of al voorbij, dan staat hij in het blok Vandaag, met erbij hoeveel dagen hij te laat is. Is hij binnenkort aan de beurt, dan staat hij onder Binnenkort. Heb je de dagelijkse mail aanstaan in je profiel, dan staan de controles daar ook in.

Hoeveel dagen vooraf een controle verschijnt, stelt een beheerder in onder Modules › Servicecontracten, bij Dagen vooraf tonen. Standaard zijn dat 14 dagen. Een gepauzeerd contract verschijnt niet.

Een controle uitvoeren#

Heb je het onderhoud gedaan? Open het contract en ga naar het blok Markeer als uitgevoerd onderaan de pagina. Kies of de klant een bericht krijgt:

• Geen bericht: er gaat niets naar de klant.
• Verstuur mail: de klant krijgt een e-mail.
• Verstuur sms: de klant krijgt een sms.

Klik daarna op Markeer als uitgevoerd.

Faqturo zet de datum van Laatst uitgevoerd op vandaag en schuift de volgende controle op met het controle-interval. Zo staat de volgende controle weer klaar op de juiste dag.

De tekst van het bericht stel je in onder Communicatie › Sjablonen, bijvoorbeeld "De update is klaar" of "Bel ons voor een afspraak". Je kunt dat zelf aanpassen, zodat hetzelfde bericht bij jouw werkwijze past.

Hoe de facturatie werkt#

Een contract met een factureerbaar type wordt achter de schermen een gewoon abonnement. Bovenaan het contract staat een blok Facturatie met het bedrag per periode, met en zonder btw, en wanneer de volgende factuurperiode begint.

Zo gaat het in zijn werk:

• Faqturo maakt de factuur 14 dagen voordat de nieuwe periode begint, zodat de klant op tijd kan betalen.
• Wat daarna met de factuur gebeurt, hangt af van je instelling Facturen automatisch versturen onder Facturatie › Facturen & offertes. Staat die aan, dan gaat de factuur meteen per e-mail naar de klant. Staat hij uit, dan blijft het een Concept dat je zelf controleert en verstuurt.
• Een korting die je bij het contract hebt ingevuld, zit in het bedrag op de factuur.
• Wil je weten wat er nog aankomt? Kijk dan bij Nog te factureren.

De prijs, de periode of de startdatum wijzigen#

Pas het contract aan en klik op Opslaan. Het abonnement volgt het contract. De startdatum kun je alleen nog wijzigen zolang er nog geen factuur voor is gemaakt.

Pauzeren, hervatten en verwijderen#

• Met Pauzeren in het blok Acties rechts stopt Faqturo met factureren. De controles blijven wel in je lijst staan. Met Hervatten loopt alles weer door.
• Met Verwijderen haal je het contract weg, inclusief het abonnement erachter. Facturen die al zijn gemaakt, blijven bestaan.