Een klant toevoegen

Leg de gegevens van een klant vast, zodat je er facturen en offertes voor kunt maken.

De gegevens die je bij een klant invult, komen op je facturen en offertes en in de e-mails die je naar die klant stuurt. Je hoeft niet alles in te vullen, maar vul in elk geval een bedrijfsnaam of een voor- en achternaam in. Anders weet je later niet meer wie wie is.

Een nieuwe klant aanmaken#

1. Klik in het menu op Relaties › Klanten.

2. Klik rechtsboven op Nieuwe klant.

3. Vul de gegevens in.

4. Klik rechtsonder op Aanmaken.

Het formulier heeft vier blokken: Contact, Adres, Facturatie en Klantenpaneel en shop.

De gegevens#

• Bedrijfsnaam, voornaam en achternaam. Heb je een zakelijke klant, vul dan de bedrijfsnaam in en zet de contactpersoon bij voornaam en achternaam. Is je klant een particulier, laat de bedrijfsnaam dan leeg. Faqturo gebruikt dan de voor- en achternaam.
• E-mail. Dit adres gebruikt Faqturo om facturen en offertes naar je klant te mailen. Een e-mailadres kan maar bij één klant horen. Bestaat het al, dan zie je de melding "Er bestaat al een klant met dit e-mailadres."
• Telefoon en mobiel. Handig om je klant snel te kunnen bellen.
• Straat en huisnummer, postcode, plaats en land. Het adres komt op je factuur. Het land staat standaard op Nederland. Faqturo gebruikt het land ook in je btw-overzichten, bijvoorbeeld voor leveringen binnen de EU.
• KvK-nummer en btw-nummer. Zakelijke klanten hebben die meestal. Leg ze hier vast, dan heb je ze bij de hand.

Elke klant krijgt automatisch een klantnummer, bijvoorbeeld K1, K2 en K3. Hoe die nummers eruitzien, stel je in bij Eerste instellingen.

Een afwijkend factuuradres#

Soms gaat de factuur naar iemand anders dan je contactpersoon. Een stichting heeft bijvoorbeeld een penningmeester, terwijl je zaken doet met de voorzitter. Zet dan de schakelaar Afwijkend factuuradres aan.

• Bij Naam of t.a.v. en E-mailadres voor facturen vul je in naar wie de facturen gaan. Het adres eronder vul je alleen in als het afwijkt.
• Wat je leeg laat, is hetzelfde als de gegevens van de klant zelf. Het KvK-nummer en het btw-nummer blijven die van de klant.
• Met Ook een kopie naar het e-mailadres van de klant krijgt je contactpersoon dezelfde e-mail. Dit staat standaard aan.

Het afwijkende adres geldt voor facturen, creditfacturen, herinneringen en aanmaningen. Een offerte gaat altijd naar de klant zelf.

Een reserve e-mailadres#

Naast het gewone e-mailadres kun je een Reserve e-mailadres (optioneel) invullen, bij een ander domein, bijvoorbeeld een Gmail-adres.

Dit is bedoeld voor klanten met hosting. Hoort het e-mailadres van de klant bij een domein dat op een hostingpakket van die klant staat, zoals info@bedrijf.nl met bedrijf.nl op het pakket? Dan komt er geen mail meer aan zodra dat pakket geblokkeerd is of niet bereikbaar. Je kunt de klant dan niet meer bereiken. Faqturo waarschuwt je daarom bij zo'n klant: onder het e-mailadres staat een oranje melding Deze klant is niet te mailen als het pakket geblokkeerd is. De klant ziet zelf ook een melding in het klantenpaneel.

Vul je het reserve-adres in, dan verdwijnt de melding. Is het pakket van de klant geschorst of opgezegd, dan gaan de mails voor deze klant, zoals facturen, herinneringen en offertes, automatisch naar het reserve-adres. Is het pakket weer actief, dan gaan ze weer naar het gewone adres.

Toegang tot het klantenpaneel#

In het klantenpaneel kan je klant zelf zijn facturen en offertes bekijken. Wil je dat, dan werk je met het veld Wachtwoord klantenpaneel / shop:

• Vul je een wachtwoord in, dan krijgt je klant meteen een e-mail met de inloggegevens. Daarvoor is een e-mailadres nodig.
• Laat je het leeg, dan stelt je klant zelf een wachtwoord in zodra hij of zij voor het eerst probeert in te loggen. Tot die tijd heeft de klant geen toegang tot het klantenpaneel.

Later kun je de inloggegevens opnieuw mailen. Open de klant, klik op Gegevens bewerken en zet Inloggegevens (opnieuw) mailen naar de klant aan. Meer over de klantpagina lees je op Klanten vinden en beheren.