Definitief maken en versturen
Geef de factuur een nummer en stuur hem per e-mail naar je klant, met de pdf als bijlage.
Is je conceptfactuur klaar? Dan maak je hem definitief en stuur je hem naar je klant. Dat gaat in twee stappen: eerst Definitief maken, daarna Versturen naar klant.
Controleren voor je doorgaat#
Loop het concept nog één keer na:
- Is de juiste klant gekozen?
- Kloppen de omschrijvingen, aantallen en prijzen?
- Staat bij elke regel het juiste btw-percentage?
- Heeft de klant een e-mailadres? Zonder e-mailadres kan Faqturo de factuur niet mailen. Vul dat dan eerst in op de pagina van de klant.
Definitief maken#
Open het concept via
Facturatie › Facturen.Klik rechts bovenaan het concept in het blok Acties op Definitief maken.
Bevestig de vraag "Deze factuur definitief maken? Hij krijgt dan een nummer en is daarna niet meer aan te passen."
Faqturo geeft de factuur nu het eerstvolgende factuurnummer en zet de factuurdatum op vandaag. De vervaldatum wordt vandaag plus de betaaltermijn uit je instellingen. De status wordt Gereed.
Links staat de factuur met de regels en de totalen. Rechts staan de klant, de factuurdatum en de vervaldatum, met onderaan de geschiedenis van de factuur. De knoppen staan nu onder de titel.
Een definitieve factuur kun je niet meer aanpassen of verwijderen. Is er toch iets niet goed? Dan corrigeer je dat met een creditfactuur. Die maak je met de knop Crediteren zodra de factuur is verstuurd.
De pdf bekijken#
Klik op PDF bekijken om te zien hoe de factuur eruitziet. De pdf opent in een nieuw tabblad. Dit is dezelfde pdf die je klant straks krijgt. Het logo, de teksten onderaan en de kolommen komen uit je instellingen bij Facturatie › Facturen & offertes.
Versturen naar je klant#
Klik op Versturen naar klant. Faqturo mailt de factuur direct naar het e-mailadres van je klant. In die mail zitten:
- de factuur als pdf-bijlage, met het factuurnummer als bestandsnaam;
- een knop Factuur bekijken en betalen, die de factuur online opent.
De tekst van de mail komt uit je sjablonen bij Communicatie › Sjablonen. Daar kun je hem naar eigen wens aanpassen.
Je ziet daarna de melding "Factuur verstuurd naar" met het e-mailadres van de klant. De status van de factuur is nu Verstuurd.
Faqturo kan alleen mailen als je e-mailinstellingen kloppen. Zie Eerste instellingen. Is er iets mis met de e-mail, dan zie je dat bovenaan in Faqturo.
Nogmaals versturen#
Is de factuur al verstuurd? Dan staat er Opnieuw versturen. Faqturo vraagt eerst of je het zeker weet. Je klant krijgt dan dezelfde pdf als de eerste keer, ook als je instellingen intussen zijn veranderd.
Wat gebeurt er daarna?#
Zodra de factuur is verstuurd, wacht Faqturo op de betaling. Wat je daarna kunt doen, zie je op de pagina De statussen van een factuur.