Herinneringen en aanmaningen

Stuur je klant een herinnering of aanmaning als een factuur niet op tijd wordt betaald, met de hand of automatisch.

Is de vervaldatum van een verstuurde factuur voorbij en is er nog niet betaald? Dan krijgt de factuur de status Te laat. Je kunt je klant dan een herinnering of een aanmaning sturen. Een herinnering is een vriendelijke reminder. Een aanmaning is dringender.

Handmatig versturen#

Open de te late factuur via Facturatie › Facturen. Je ziet te late facturen ook bij Aandacht nodig op het dashboard.
Klik onder de titel op Meer acties en kies Herinnering sturen of Aanmaning sturen.
Bevestig de vraag of je de e-mail wilt sturen.

Een factuur die te laat is. Bij 1 zie je de status. Achter Meer acties staan de knoppen om een herinnering (2) of een aanmaning (3) te sturen.

Faqturo mailt het bericht naar het e-mailadres voor facturen van je klant. Heb je bij die klant een afwijkend factuuradres ingesteld, dan gaat de mail daarheen.

Daarna houdt Faqturo bij hoe vaak je al iets hebt gestuurd. In het menu staat bijvoorbeeld Herinnering sturen (1x verstuurd), onderaan de factuur in de geschiedenis staat wanneer je hem stuurde, en in de lijst met facturen zie je achter de status Herinnering 1x. Wil je nogmaals een herinnering sturen, dan vraagt Faqturo eerst of je het zeker weet.

De lijst met facturen. Bij 1 zie je dat er al een herinnering voor deze te late factuur is verstuurd.

De teksten van de herinnering en de aanmaning komen uit je sjablonen bij Communicatie › Sjablonen. Je kunt ze daar naar eigen wens aanpassen.

Alleen bij een verstuurde factuur

Herinneren en aanmanen kan alleen bij een factuur met de status Verstuurd of Te laat, en alleen als je klant een e-mailadres heeft.

Automatisch versturen#

Wil je dit niet elke keer zelf doen? Dan kan Faqturo het voor je regelen. Dat stel je in bij Facturatie › Facturen & offertes, onder Herinneringen en aanmaningen. Dit is een instelling voor beheerders.

De instellingen voor herinneringen. Zet automatisch herinneren aan (1) en kies na hoeveel dagen (2). Doe hetzelfde voor aanmanen (3 en 4).

Met Automatisch herinneren stuurt Faqturo vanzelf een herinnering, het aantal dagen na de vervaldatum dat je hebt ingevuld. Bij 0 dagen is dat op de vervaldatum zelf.
Met Automatisch aanmanen stuurt Faqturo vanzelf een aanmaning, het aantal dagen na de vervaldatum dat je hebt ingevuld. Standaard staat dat op 7 dagen.

Beide staan standaard uit. Faqturo controleert dit één keer per dag, en alleen bij verstuurde facturen. Een automatische herinnering of aanmaning stuurt Faqturo per factuur maar één keer, en alleen als je er zelf nog geen hebt gestuurd. Daarna kun je hem altijd nog zelf opnieuw sturen. In het belletje rechtsboven meldt Faqturo hoeveel facturen automatisch zijn herinnerd of aangemaand.

E-mail moet werken

Lukt het versturen van e-mail niet, dan verstuurt Faqturo niets en probeert het de volgende dag opnieuw. Controleer in dat geval je e-mailinstellingen.