Servicecontracten instellen

Maak contracttypes met functies en prijzen per periode, en bepaal hoe lang van tevoren een controle op het dashboard verschijnt.

Met de add-on Servicecontracten beheer je onderhoudscontracten met klanten. Als beheerder maak je de contracttypes, de soorten contract die je aanbiedt. Je medewerkers kiezen daarna bij een klant een type. Hoe je een contract aanmaakt en uitvoert, staat in de handleiding voor ondernemers.

Je vindt de instellingen bij Modules › Servicecontracten. Het onderdeel staat alleen in het menu als de add-on voor je licentie aanstaat. Zie Add-ons.

De instellingen van Servicecontracten. Bij 1 staan de contracttypes en bij 2 voeg je een nieuw type toe. Bij 3 bepaal je hoe lang van tevoren een controle verschijnt.

Contracttypes#

Een contracttype is een soort contract, met de functies die erin zitten en, als het wordt gefactureerd, een bedrag per periode. In het overzicht (1) zie je per type de naam, de functies, of het factureerbaar is en met welke prijzen, en hoeveel contracten het type gebruiken.

Een type maken#

Klik op Nieuw contracttype (2).
Vul bij Naam de naam in, bijvoorbeeld Website onderhoud.
Kies bij Controle-interval hoe vaak het contract gecontroleerd wordt. Je kunt kiezen uit elke maand, elk kwartaal, elk half jaar, elk jaar, elke anderhalf jaar of elke 2 jaar, of een eigen aantal.
Vul bij Functies in wat er in het contract zit, één functie per regel. Bijvoorbeeld Updaten website, Backup controleren en 15 minuten arbeid per maand. Faqturo neemt dit over bij de klant, en je kunt het daar nog aanpassen.
Wordt het contract in rekening gebracht, zet dan Factureerbaar aan. Zie hieronder.
Laat Actief aanstaan, anders kun je het type niet kiezen bij een nieuw contract.
Klik op Opslaan.

Het controle-interval staat los van hoe vaak je factureert. Je kunt elk kwartaal controleren en toch één keer per jaar factureren.

Factureerbaar#

Zet je Factureerbaar aan, dan wordt een contract van dit type bij de klant een abonnement. Faqturo maakt dan vanzelf de factuur aan, vóór elke periode.

Kies het btw-percentage.
Zet bij elke periode waarvoor je het contract aanbiedt een vinkje: per maand, per kwartaal, per half jaar, per jaar of per 2 jaar. Je hoeft niet alle periodes aan te bieden.
Vul per periode het bedrag in. Je kunt het bedrag exclusief btw invullen of inclusief btw. Het andere veld rekent mee. Opgeslagen wordt het bedrag exclusief btw, want daarmee rekent Faqturo de factuur. Past het bedrag inclusief btw niet precies, dan staat er een waarschuwing met wat de factuur wordt.

Bij de klant kiest de medewerker voor welke periode het contract geldt.

Wanneer wordt de factuur verstuurd?

Faqturo maakt de factuur 14 dagen voor het begin van elke periode aan. Of die ook meteen wordt verstuurd, bepaal je met Facturen automatisch versturen bij Facturen en offertes.

Een type wijzigen, uitzetten of verwijderen#

Klik op Bewerken achter een type om het te wijzigen.
Zet Actief uit als je een type niet meer wilt aanbieden. Bestaande contracten blijven gewoon doorlopen. Je kunt het type alleen niet meer kiezen bij een nieuw contract.
Met Contracttype verwijderen onderaan het formulier verwijder je het type. Wordt het nog door contracten gebruikt, dan zie je hoeveel, en moet je het eerst op niet-actief zetten.

Herinneringen#

Bij Dagen vooraf tonen (3) bepaal je hoeveel dagen voordat een contract gecontroleerd moet worden, de controle op het dashboard en in de dagelijkse mail verschijnt. Standaard is dat 14 dagen. Je kunt een getal van 0 tot 365 invullen. Klik daarna op Opslaan.

De tekst van het bericht dat de klant krijgt nadat een controle is uitgevoerd, past je aan bij Sjablonen.