E-mail instellen
Koppel Faqturo aan je eigen mailserver (SMTP), zodat facturen en meldingen vanuit jouw adres worden verstuurd.
Faqturo verstuurt zelf e-mails: facturen, offertes, herinneringen, afspraakbevestigingen en meer. Dat doet het via jouw eigen mailserver, zodat de mail van jouw adres komt. Je stelt dat in bij Communicatie › Email (SMTP).
Is er geen SMTP-server ingesteld, dan verstuurt Faqturo geen e-mails naar je klanten. Facturen en offertes komen dan wel in Faqturo zelf op de goede plek, maar niet in de mailbox van je klant. Zie het als eerste stap na je bedrijfsgegevens.
De gegevens invullen#
De gegevens krijg je van je mailprovider of hostingprovider. Zoek in hun uitleg naar "SMTP-instellingen" of "uitgaande mail".
| Onderdeel | Wat je invult |
|---|---|
| Server (1) | De SMTP-server, bijvoorbeeld smtp.jouwbedrijf.nl, de Poort en de Beveiliging. Veel providers gebruiken poort 587 met TLS, of poort 465 met SSL. Standaard staat Faqturo op poort 587 met TLS. |
| Inloggen (2) | De Gebruikersnaam en het Wachtwoord van het mailaccount. Dit is meestal het volledige e-mailadres. Laat het wachtwoord leeg om het huidige te behouden. |
| Afzender (3) | Het Verzendadres, de Verzendnaam die je klant ziet en het adres Antwoord aan. Dat laatste is handig als het verzendadres niet bedoeld is om op te antwoorden. |
Klik rechtsonder op Opslaan.
Meteen testen#
Zodra je opslaat, stuurt Faqturo automatisch een testmail naar het verzendadres. Je ziet meteen een melding:
- Een testmail is verstuurd. Kijk in de inbox van het verzendadres. Staat de mail er, dan werkt je e-mail.
- De testmail kon niet verstuurd worden. De melding bevat de foutmelding van de mailserver. Meestal is het wachtwoord, de poort of de beveiliging niet goed.
Later kun je altijd opnieuw testen met Testmail sturen op het Admin Dashboard. Daar zie je ook of de e-mail goed staat.
Een afzender van je eigen domein, zoals facturen@jouwbedrijf.nl, wordt door ontvangers eerder vertrouwd dan een gratis mailadres. Laat je hostingprovider ook SPF en DKIM voor je domein instellen. Dat verkleint de kans dat je facturen in de spam belanden.
Noodoplossing#
Onder Noodoplossing (4) kun je aanzetten dat Faqturo de ingebouwde mailfunctie van de server gebruikt als SMTP even niet werkt. Mail die zo wordt verstuurd, komt vaker in de spam terecht. Gebruik dit alleen als noodoplossing, niet in plaats van SMTP.
Als het niet lukt#
- Controleer de poort en de beveiliging. Een veelgemaakte fout is TLS kiezen bij poort 465, of SSL bij poort 587.
- Gebruik je gebruikersnaam zoals je provider die opgeeft. Soms is dat het volledige e-mailadres.
- Heeft je mailaccount tweestapsverificatie, maak dan bij je provider een apart wachtwoord voor apps aan.
- Blijft het misgaan, kijk dan in het foutenlogboek onder Over Faqturo, of vraag je provider of de uitgaande mailserver bereikbaar is vanaf je server.
Gaat het versturen van e-mail mis, dan toont Faqturo bovenin beeld een waarschuwing. Die verdwijnt als je opslaat en de testmail lukt.