Inkoopfacturen instellen
Betaalmethoden voor leveranciers, automatisch uitlezen van facturen uit de Windows-app en het uitlezen van een mailbox.
Bij Facturatie › Inkoopfacturen stel je in hoe Faqturo omgaat met facturen van je leveranciers. Hoe je een inkoopfactuur zelf toevoegt en controleert, staat in de handleiding voor ondernemers.
Betaalmethoden#
Onder Betaalmethoden (1) staat de keuzelijst die je ziet bij Markeer als betaald op een inkoopfactuur. Dat zijn de manieren waarop jij een leverancier betaalt. Standaard staan er Bankoverboeking, Wero en Automatische incasso.
- Pas een naam aan door erin te typen.
- Verwijder een methode met het prullenbakje.
- Voeg er een toe met Betaalmethode.
Klik daarna op Opslaan. De betaalmethoden voor je eigen facturen, die je klanten zien, beheer je bij Betalingen.
Automatisch uitlezen van facturen#
Faqturo kan inkoopfacturen automatisch uitlezen met OCR: het programma haalt dan zelf de leverancier, het factuurnummer, de datum en het bedrag uit de PDF. Elke factuur die wordt uitgelezen, kost 1 Florijn. Zie Licentie en Florijnen.
Het automatisch uitlezen en het uitlezen van een mailbox zijn beschikbaar vanaf het pakket Standaard. Bij een lager pakket staat er een slotje over de instellingen.
Facturen uit de Windows-app#
Zet Facturen uit de Windows-app automatisch uitlezen aan (2). Facturen die je met de Windows-app van Faqturo naar je administratie stuurt, worden dan 's nachts uitgelezen, één voor één met een paar minuten ertussen. Er moet genoeg Florijn-saldo zijn. Zonder deze instelling lees je ze zelf uit, per factuur.
Mailbox uitlezen#
Met deze functie kunnen leveranciers hun facturen naar een eigen mailadres sturen. Faqturo haalt de ongelezen mails 's nachts op en zet de PDF-bijlagen als concept in de wachtrij bij je inkoopfacturen. Dat bespaart je het handmatig overnemen.
Maak bij je hostingprovider een mailadres aan dat alleen hiervoor is, bijvoorbeeld
facturen@jouwbedrijf.nl. Laat je leveranciers hun facturen daarheen sturen.Zet Mailbox uitlezen inschakelen aan (3).
Vul het Postvak-adres in. Dit is het adres dat je aan leveranciers geeft.
Vul de IMAP-server in, bijvoorbeeld
imap.jouwbedrijf.nl, en de Gebruikersnaam en het Wachtwoord van de mailbox. Heb je het wachtwoord al eerder ingevuld, laat het veld dan leeg om het te behouden.Zet eventueel Automatisch uitlezen (OCR) na het ophalen aan.
Klik op Opslaan.
De mails worden elke nacht opgehaald. Wil je het meteen doen, gebruik dan de knop Postvak verversen bij Inkoopfacturen.
Automatisch uitlezen na het ophalen#
Staat Automatisch uitlezen (OCR) na het ophalen aan, dan worden nieuwe facturen uit de mailbox dezelfde nacht ook uitgelezen, mits er genoeg Florijnen zijn. Ze blijven altijd een concept. Jij controleert en boekt ze zelf in via de controlelijst. Faqturo boekt dus nooit iets zonder jouw controle.
Mailbox uitlezen werkt alleen als de IMAP-extensie van PHP aanstaat op je server. Is dat niet zo, dan zie je bovenaan deze instelling een waarschuwing. Vraag je hostingprovider om de extensie te activeren.
Gebruik voor het uitlezen een mailbox die je voor niets anders gebruikt. Faqturo ziet elke PDF in een ongelezen mail als mogelijke factuur, en een mail die je zelf al hebt geopend, wordt overgeslagen.