Sjablonen
Pas de teksten aan van alle automatische e-mails en sms-berichten, met plaatshouders voor de gegevens van de klant.
Faqturo verstuurt veel berichten zelf: een factuur, een herinnering, een afspraakbevestiging, een sms dat je onderweg bent. De tekst van elk bericht staat in een sjabloon. Je past ze aan bij Communicatie › Sjablonen. Zo spreekt Faqturo je klanten aan in jouw eigen woorden.
Het overzicht#
De sjablonen staan gegroepeerd per onderwerp. Bij elk sjabloon zie je de naam, het onderwerp van de mail en het begin van de tekst. Sms-sjablonen hebben een label sms.
| Onderwerp | Wat erin zit |
|---|---|
| Systeemmail | Wachtwoord vergeten, de mails voor het instellen van een wachtwoord in het klantenpaneel en de inloggegevens voor een nieuwe klant. |
| Facturatie | Factuur, creditfactuur en offerte versturen, herinnering, aanmaning en betalingsregeling. |
| Afspraken | Mails over afspraken, naar de medewerker, de klant of de planner. |
| Reparaties | De mails als een reparatie is aangemeld en als hij gereed is. |
| Webshop | Nieuwe bestelling, betaalinstructies en verzonden bestelling met track & trace. |
| Hosting | Hostingaccount aangemaakt, verhuiscode, opzegging en delen van een account. |
| SMS | De sms-berichten: monteur onderweg, reparatie gereed en servicecontract uitgevoerd. |
Sjablonen voor onderdelen die niet bij jouw pakket horen, staan er wel, maar met een slotje. Je kunt ze dan niet bewerken. Systeemmail en Facturatie zijn altijd beschikbaar. Afspraken en Reparaties zijn er vanaf het pakket Lite, SMS vanaf het pakket Standaard, Webshop vanaf het pakket Shop en Hosting met het pakket Hosting.
Een sjabloon bewerken#
Klik op het sjabloon dat je wilt wijzigen.
Pas het Onderwerp aan. Dat is wat je klant in de onderwerpregel van zijn mail ziet.
Pas de Tekst aan. De editor heeft knoppen voor vet, cursief, onderstreept, uitlijnen, lijsten en links.
Voeg plaatshouders in waar gegevens van de klant of de factuur moeten komen.
Klik op Opslaan. Je gaat terug naar het overzicht.
Plaatshouders#
Een plaatshouder is een woord tussen accolades, zoals {klant_naam}. Faqturo vervangt het bij het versturen door de echte gegevens. Onder de editor staan de plaatshouders die bij dit sjabloon horen. Klik op een plaatshouder om hem in de tekst te zetten op de plek van de cursor. Bij sms-sjablonen typ je ze zelf.
| Plaatshouder | Wat Faqturo invult |
|---|---|
{klant_naam} | De bedrijfsnaam van de klant. Heeft de klant geen bedrijfsnaam, dan de voor- en achternaam. |
{klant_bedrijf}, {klant_voornaam}, {klant_achternaam} | De losse delen van de naam van de klant. |
{bedrijfsnaam} | Je eigen bedrijfsnaam. |
{factuurnummer}, {offertenummer} | Het nummer van het document. |
{bedrag} | Het totaalbedrag. Zet er zelf een eurosymbool voor. |
{vervaldatum} | De datum waarop de factuur betaald moet zijn. |
{betaallink}, {accordeerlink} | De link om te betalen of om een offerte te accorderen. |
Welke plaatshouders er per sjabloon zijn, verschilt. De lijst onder de editor is leidend. Een plaatshouder die er niet bij staat, werkt niet en blijft in de mail staan.
Een testmail sturen#
Vul onder de tekst bij Testmail naar een e-mailadres in en klik op Opslaan. Je krijgt dan meteen een testmail van het sjabloon, met voorbeeldgegevens ingevuld. Zo zie je hoe de mail er bij je klant uitziet. Dit kan alleen bij e-mailsjablonen.
Sms-sjablonen#
Een sms mag maximaal 400 tekens zijn. Elke verstuurde sms kost 1 Florijn. Zie Sms-dienst.
Terug naar de standaardtekst#
- Onderaan een sjabloon zet je met Terug naar standaard alleen dat sjabloon terug.
- Bovenaan het overzicht zet je met Alles terugzetten naar standaard alle sjablonen terug. Je eigen aanpassingen gaan dan verloren. Sjablonen van onderdelen die bij je pakket zijn afgeschermd, blijven ongemoeid.
Faqturo vraagt altijd om bevestiging.
Het logo in je e-mails#
Bovenaan het overzicht staat Logo in e-mails (1). Dat logo staat bovenaan elke e-mail die Faqturo verstuurt. Zonder logo staat er je bedrijfsnaam als tekst. Kies een bestand en klik op Logo opslaan. Gebruik bij voorkeur een liggend logo met een transparante achtergrond, van maximaal 2 MB. Met Verwijderen haal je het weg. Dit kan op elk pakket.
De standaardteksten zijn vriendelijk en formeel. Wil je informeler zijn, pas de aanhef en de afsluiting dan in alle sjablonen aan. Lees na het aanpassen een testmail na, zeker bij facturen en aanmaningen: dat is tekst die je klant serieus neemt.