Facturen en offertes

Teksten, logo, briefpapier, termijnen, btw-tarieven, standaardregels en automatisch versturen en herinneren.

Bij Facturatie › Facturen & offertes stel je in hoe je facturen en offertes eruitzien en welke standaardwaarden ze krijgen. Alle onderdelen bewaar je met één klik op Opslaan onderaan de pagina.

Teksten onderaan#

Onder Teksten onderaan vul je een tekst in die onderaan elke factuur en elke offerte staat, tot 250 tekens. Denk aan betaalinformatie of een betalingsconditie bij facturen, en extra voorwaarden bij offertes. Laat je het veld leeg, dan staat er niets.

Vormgeving#

Onder Vormgeving bepaal je hoe de PDF van een factuur of offerte eruitziet.

• Logo (1). Het logo bovenaan elke factuur- en offerte-PDF. Dit mag een ander logo zijn dan dat van Faqturo zelf. Gebruik bij voorkeur een liggend logo met een transparante achtergrond, tot 2 MB. Zonder logo staat alleen je bedrijfsnaam bovenaan. Met Reset haal je het logo weg.
• Briefpapier (2). Een achtergrond die op elke PDF komt, bijvoorbeeld met je huisstijl. Kies Geen of een van de vijf voorbeelden. Heb je eigen briefpapier? Upload dan een JPG- of PNG-bestand in staand A4-formaat, tot 4 MB. Na het uploaden wordt het meteen geselecteerd. Met Eigen bestand verwijderen haal je het weer weg.
• Bekijk voorbeeld. Toont een voorbeeldfactuur met het briefpapier dat je het laatst hebt opgeslagen. Sla dus eerst op als je net iets anders hebt gekozen.
• Kolommen op de PDF (3). Zet Datum tonen per regel aan om bij elke regel een datum te tonen. Zet Bedrag incl. BTW tonen per regel aan om bij elke regel ook het bedrag inclusief btw te tonen.

Termijnen#

Hier staan de standaardwaarden voor nieuwe documenten.

• Betaaltermijn (dagen): het aantal dagen tussen de factuurdatum en de vervaldatum. Standaard 14.
• Offerte geldig (dagen): bepaalt de datum waarop een nieuwe offerte vervalt, gerekend vanaf het versturen. Standaard 30.

Je kunt beide per factuur of offerte nog aanpassen.

BTW-tarieven#

Onder BTW-tarieven staat de lijst met percentages die je als snelkeuze ziet bij factuurregels, offerteregels en producten. Standaard staan er de Nederlandse tarieven: Hoog (21%), Laag (9%) en Nul (0%).

Werk je in België, of wijzigt een tarief, pas de lijst dan hier aan. Geef elk tarief een label (zoals Hoog) en een percentage. Met het prullenbakje verwijder je een tarief en met Tarief voeg je er een toe. Een lege lijst kan niet: Faqturo zet dan de standaardtarieven terug.

Standaard factuurregels#

Regels die je hier invult, komen automatisch op elke nieuwe conceptfactuur te staan. Bijvoorbeeld een vaste regel voor administratiekosten, of een kop met een toelichting. Je vult ze in zoals op een gewone factuur: een omschrijving, een aantal, een prijs en een btw-tarief. Laat je dit leeg, dan krijgt een nieuwe factuur geen vaste regels.

Automatisch versturen#

Sommige facturen maakt Faqturo zelf: ingeplande facturen, servicecontracten en de abonnementen voor hosting en domeinnamen. Met Facturen automatisch versturen (1) bepaal je wat er daarna gebeurt:

• Aan: de factuur wordt meteen definitief gemaakt en naar de klant gemaild. Jij hoeft niets te doen. Lukt het mailen niet door een probleem met je e-mail, dan blijft de factuur op Gereed staan en probeert Faqturo het de volgende keer opnieuw.
• Uit: de factuur blijft een concept. Jij controleert hem, maakt hem definitief en verstuurt hem zelf.

Staat het aan, dan stel je er twee dingen bij in:

• Verzendtijdstip (2). De tijd waarop servicecontracten en abonnementen worden verstuurd. Standaard 09:00. Ingeplande facturen gaan op hun eigen datum de deur uit.
• Zondag en Nederlandse feestdagen overslaan. Valt het verzendtijdstip op zo'n dag, dan wordt er die dag niets verstuurd. De facturen blijven klaarstaan tot de eerstvolgende werkdag.

Herinneringen en aanmaningen#

Op een verstuurde factuur staan altijd knoppen om handmatig een herinnering of een aanmaning te sturen. Onder Herinneringen en aanmaningen (3) bepaal je of Faqturo dat ook zelf mag doen.

• Automatisch herinneren en Automatisch aanmanen: vink aan wat je wilt.
• Dagen na de vervaldatum: hoeveel dagen na de vervaldatum de herinnering of aanmaning vanzelf gaat. Faqturo stelt 0 dagen voor bij een herinnering en 7 dagen bij een aanmaning.

Een automatische herinnering of aanmaning wordt per factuur maar één keer vanzelf verstuurd. Daarna kun je hem altijd nog handmatig herhalen. De teksten pas je aan bij Sjablonen.

Dit werkt alleen als de achtergrondtaken van Faqturo draaien.