Artikel 1: Definities

• Faqturo: de online facturatie- en boekhoudsoftware (SaaS) van Aanbieder, bereikbaar via een subdomein van faqtu.ro of een eigen domeinnaam.
• Aanbieder: Adema IT, aanbieder van Faqturo.
• Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Aanbieder een overeenkomst sluit voor het gebruik van Faqturo.
• Eindklant: een klant, contactpersoon of crediteur van de Klant die via het klantenpaneel of de webshopfunctie toegang heeft tot onderdelen van de Faqturo-omgeving van de Klant.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen Aanbieder en Klant voor het gebruik van Faqturo, waar deze algemene voorwaarden onderdeel van uitmaken.
• Omgeving: de aan de Klant toegewezen, geïsoleerde installatie van Faqturo met eigen database.
• Florijn: het interne, vooruitbetaalde tegoed van Faqturo dat wordt verbruikt bij gebruik van optionele AI-functies.

Artikel 2: Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod van Aanbieder en op elke tot stand gekomen overeenkomst tussen Aanbieder en Klant met betrekking tot Faqturo.

2.2 Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.3 Indien een of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen onverkort van toepassing.

2.4 Van deze voorwaarden kan alleen worden afgeweken indien dit uitdrukkelijk en schriftelijk tussen partijen is overeengekomen.

Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst

3.1 De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant zich via de website of het bestelproces van Faqturo registreert voor een pakket en Aanbieder deze registratie bevestigt (bijvoorbeeld per e-mail of door het activeren van de Omgeving).

3.2 De Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de bij registratie opgegeven gegevens, waaronder bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, adres, KvK-nummer en btw-nummer.

3.3 Faqturo is bedoeld voor gebruik door ondernemingen (B2B). Door een overeenkomst aan te gaan verklaart de Klant te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

Artikel 4: Pakketten en proefperiode

4.1 Faqturo wordt aangeboden in verschillende pakketten: Free (beperkt, kosteloos), Lite, Standaard en Shop. De actuele functionaliteit en beperkingen per pakket staan vermeld op de website van Faqturo.

4.2 Nieuwe klanten krijgen, tenzij anders vermeld of ingesteld, een proefperiode van drie (3) maanden vanaf activatie van de Omgeving, gedurende welke geen betaling verschuldigd is. Aanbieder kan de duur van de proefperiode aanpassen of deze voor specifieke aanbiedingen uitschakelen.

4.3 Na afloop van de proefperiode gaat de betaalde abonnementsperiode automatisch in, tenzij de Klant vóór het einde van de proefperiode heeft opgezegd conform artikel 7.

Artikel 5: Prijzen en betaling

5.1 De actuele prijzen per pakket staan vermeld op de website van Faqturo. Alle prijzen zijn in euro’s en, tenzij anders vermeld, exclusief btw.

5.2 De Klant kiest bij het aangaan of verlengen van de overeenkomst een facturatiecyclus: maandelijks, per kwartaal of per jaar. Facturen voor het abonnement worden aan het begin van elke cyclus verstuurd en dienen te worden voldaan binnen de op de factuur vermelde betaaltermijn.

5.3 Betalingen verlopen via de betaaldienstverlener Mollie. Op betalingen via Mollie zijn (mede) de voorwaarden van Mollie van toepassing.

5.4 Faqturo biedt optioneel AI-functies (waaronder het automatisch uitlezen van facturen) aan die worden verbruikt via een vooruitbetaald tegoed genaamd ‘Florijn’. Florijn-tegoed wordt aangeschaft tegen de op dat moment geldende prijs, is niet inwisselbaar voor geld en vervalt niet door enkel tijdsverloop, tenzij anders vermeld bij aankoop.

5.5 Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en is Aanbieder gerechtigd de toegang tot de Omgeving (gedeeltelijk) op te schorten, onverminderd het recht van Aanbieder op vergoeding van wettelijke rente en (buiten)gerechtelijke incassokosten.

5.6 Aanbieder mag de prijzen van bestaande abonnementen wijzigen. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd en gaan in bij de eerstvolgende verlenging van de abonnementsperiode. Indien de Klant niet akkoord is met een prijsverhoging, kan hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 6: Duur, verlenging en opzegging

6.1 De overeenkomst wordt aangegaan voor de gekozen facturatiecyclus (maand, kwartaal of jaar) en wordt na afloop van elke periode automatisch stilzwijgend verlengd met eenzelfde periode, tenzij tijdig opgezegd.

6.2 Opzeggen kan op elk moment via de Omgeving of schriftelijk (e-mail) bij Aanbieder en beëindigt de automatische verlenging tegen het einde van de lopende, reeds betaalde periode. Er vindt geen restitutie plaats voor de reeds betaalde, nog lopende periode.

6.3 Toegang tot de Omgeving blijft na opzegging beschikbaar tot het einde van de lopende, betaalde periode.

6.4 Aanbieder mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen indien de Klant in verzuim is met betaling, in strijd handelt met deze voorwaarden, of Faqturo gebruikt op een wijze die schade toebrengt aan Aanbieder, andere klanten of derden.

6.5 Bij beëindiging of verwijdering van een klantaccount worden de facturen en overige gegevens die op grond van fiscale bewaarplicht bewaard moeten blijven niet definitief verwijderd; het account wordt verborgen/gedeactiveerd, met inachtneming van de bewaartermijnen zoals beschreven in de Privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.

Artikel 7: Gebruik van de dienst

7.1 De Klant is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van Faqturo, de juistheid van de daarin ingevoerde gegevens (waaronder facturen, offertes, klant- en crediteurgegevens) en de naleving van op de Klant rustende wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve verplichtingen.

7.2 De Klant is verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van inloggegevens en voor al het gebruik dat via zijn account van Faqturo wordt gemaakt, ook door medewerkers of eindklanten aan wie de Klant toegang heeft verleend.

7.3 Het is niet toegestaan Faqturo te gebruiken voor onwettige doeleinden, voor het verzenden van spam, of op een wijze die de beschikbaarheid van de dienst voor andere klanten in gevaar brengt.

Artikel 8: Optionele functies en koppelingen met derden

8.1 Faqturo biedt optionele functies aan die gebruikmaken van diensten van derde partijen. Deze functies worden alleen geactiveerd op initiatief van de Klant en de Klant is verantwoordelijk voor het beoordelen of het gebruik ervan passend is voor zijn situatie.

• Facturen uitlezen met AI: verwerkt geüploade facturen via Azure Document Intelligence (Microsoft) om gegevens automatisch te herkennen.
• Mail2factuur: leest, na koppeling door de Klant, een door de Klant opgegeven IMAP-postvak uit om facturen te herkennen en te verwerken.
• Agenda-koppeling: optionele koppeling met Google Agenda via OAuth.
• Bankkoppeling: optionele koppeling met de bankomgeving van de Klant via Salt Edge, voor het automatisch inlezen van banktransacties.
• SMS-notificaties: optionele verzending van SMS-berichten via GatewayAPI.
• Voorrijkosten-berekening: gebruikt Azure Maps voor route- en afstandsberekening.

8.2 Voor het gebruik van deze functies kunnen aanvullende voorwaarden van de betreffende derde partij gelden. Aanbieder is niet aansprakelijk voor de werking, beschikbaarheid of het beveiligingsniveau van diensten van derden waar Faqturo op vertrouwt.

8.3 De Klant kan gekoppelde diensten op elk moment via de Omgeving ontkoppelen, waarna de betreffende functie niet langer beschikbaar is.

Artikel 9: Klantenpaneel voor eindklanten

9.1 Faqturo biedt de Klant de mogelijkheid een klantenpaneel te activeren, waarmee zijn Eindklanten kunnen inloggen om eigen facturen in te zien en te betalen.

9.2 De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van zijn Eindklanten over het gebruik van dit paneel en over de verwerking van hun gegevens daarin, waaronder via een eigen privacyverklaring van de Klant richting zijn Eindklanten.

Artikel 10: Webshopfunctionaliteit (pakket Shop)

10.1 Klanten met het pakket Shop kunnen gebruikmaken van een in Faqturo geïntegreerde webshopfunctie (winkelwagen en checkout), zonder koppeling met externe webshopplatforms.

10.2 De Klant is als verkoper zelf verantwoordelijk voor de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving rond verkoop op afstand, consumentenrecht en de eigen verkoopvoorwaarden richting zijn Eindklanten.

Artikel 11: Beschikbaarheid en onderhoud

11.1 Aanbieder spant zich in om Faqturo goed beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Gepland onderhoud wordt waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aangekondigd.

11.2 Aanbieder is gerechtigd de dienst tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates of beveiligingsmaatregelen.

Artikel 12: Intellectueel eigendom

12.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op Faqturo, de software, documentatie en de website berusten bij Aanbieder of diens licentiegevers. De overeenkomst geeft de Klant uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

12.2 De door de Klant in de Omgeving ingevoerde gegevens (waaronder facturen, klantgegevens en administratie) blijven eigendom van de Klant.

Artikel 13: Aansprakelijkheid

13.1 De totale aansprakelijkheid van Aanbieder voor directe schade, uit welke hoofde dan ook, is per gebeurtenis (of reeks van samenhangende gebeurtenissen) beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Aanbieder heeft betaald, met een maximum van 250 euro.

13.2 Aanbieder is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.

13.3 Aanbieder is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of te laat door de Klant aangeleverde gegevens, of van storingen bij door de Klant gekoppelde diensten van derden (waaronder Mollie, Salt Edge, Google, Microsoft Azure of GatewayAPI).

13.4 De Klant blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de juistheid van zijn fiscale rapportages (waaronder btw-, ICP- en OSS-rapportages) die met behulp van Faqturo worden opgesteld.

13.5 De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Aanbieder.

Artikel 14: Persoonsgegevens

14.1 Voor zover Aanbieder bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt namens de Klant (waaronder gegevens van diens klanten, crediteuren en contactpersonen), gelden de voorwaarden van de verwerkersovereenkomst die als bijlage bij deze algemene voorwaarden is gevoegd en daarvan onderdeel uitmaakt.

14.2 Voor de verwerking van persoonsgegevens die de Klant zelf aan Aanbieder verstrekt bij het aangaan en beheren van zijn abonnement (waaronder NAW-gegevens, e-mailadres en KvK-/btw-nummer), treedt Aanbieder op als verwerkingsverantwoordelijke. Zie hiervoor de Privacyverklaring van Faqturo.

Artikel 15: Overmacht

15.1 Aanbieder is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien dit wordt verhinderd door overmacht, waaronder in ieder geval wordt begrepen storingen bij hostingpartijen of andere leveranciers, internetstoringen, cyberaanvallen en overheidsmaatregelen.

Artikel 16: Wijziging van de voorwaarden

16.1 Aanbieder mag deze algemene voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aan de Klant bekendgemaakt. Indien de Klant een ingrijpende wijziging niet wenst te accepteren, kan hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 17: Toepasselijk recht en geschillen

17.1 Op de overeenkomst en deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

17.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Aanbieder is gevestigd het arrondissement Noord-Nederland, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

Artikel 18: Contactgegevens

Adema IT
Schumerstraat 8
8384 EM Wilhelminaoord
KvK-nummer: 58422951
Btw-nummer: NL001451829B94