Deze privacyverklaring legt uit hoe Adema IT (‘Aanbieder’, ‘wij’), aanbieder van Faqturo, omgaat met persoonsgegevens. Faqturo kent twee verschillende rollen op het gebied van gegevensbescherming, die hieronder apart worden toegelicht.

1. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij de persoonsgegevens die u (de Klant, of een contactpersoon van de Klant) ons zelf verstrekt bij het aanmaken en beheren van uw Faqturo-abonnement. Hoofdstuk 2 tot en met 6 van deze verklaring gaan hierover.

Als verwerker verwerken wij, in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van de Klant, de persoonsgegevens die de Klant zelf in zijn Faqturo-omgeving invoert (bijvoorbeeld NAW-gegevens van zíjn klanten, crediteuren of contactpersonen op facturen). Voor deze verwerking is de Klant zelf verwerkingsverantwoordelijke; de afspraken tussen Aanbieder en de Klant hierover zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst die onderdeel is van de algemene voorwaarden. Heeft u als eindklant van een Faqturo-gebruiker een vraag over uw gegevens, neem dan contact op met de betreffende onderneming (uw contractpartij), niet met Adema IT.

2. Wie zijn wij

Adema IT
Schumerstraat 8, 8384 EM Wilhelminaoord
KvK-nummer: 58422951

Adema IT is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in hoofdstuk 3 tot en met 6.

3. Welke gegevens verzamelen wij van u als abonnee

Bij het aangaan en beheren van uw Faqturo-abonnement verzamelen wij de volgende gegevens:

• Bedrijfsnaam
• Naam contactpersoon
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens
• KvK-nummer
• Btw-nummer
• Gegevens over uw abonnement (gekozen pakket, facturatiecyclus, gebruiksgegevens en factuurhistorie van uw eigen abonnement)
• Betaalgegevens die nodig zijn voor de afhandeling van uw betaling via Mollie (zie hoofdstuk 5)

4. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens

Wij gebruiken uw gegevens voor:

• het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst, waaronder het activeren en beheren van uw Omgeving;
• het factureren en incasseren van uw abonnementskosten;
• klantenservice en support;
• het informeren over wijzigingen in de dienst, prijzen of voorwaarden;
• het voldoen aan wettelijke (waaronder fiscale en administratiefrechtelijke) verplichtingen.

De grondslag voor deze verwerkingen is de uitvoering van de overeenkomst met u, het voldoen aan een wettelijke verplichting, en/of ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden en verbeteren van Faqturo.

5. Betaalgegevens en Mollie

Betalingen voor uw abonnement worden verwerkt via de betaaldienstverlener Mollie B.V. Mollie verwerkt hierbij uw betaalgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, conform het eigen privacybeleid van Mollie. Wij ontvangen van Mollie alleen de gegevens die nodig zijn om uw betaling te kunnen koppelen aan uw abonnement (zoals betaalstatus en transactiekenmerk), geen volledige betaalkaart- of rekeninggegevens.

6. Optionele functies en de daarbij betrokken sub-verwerkers

Als u ervoor kiest om optionele functies binnen Faqturo te activeren, kunnen daarbij aanvullende (persoons)gegevens worden verwerkt, via de volgende sub-verwerkers of gekoppelde derde partijen:

• Facturen uitlezen met AI: geüploade facturen (die persoonsgegevens kunnen bevatten, zoals namen en adresgegevens van uw klanten of crediteuren) worden verwerkt via Azure Document Intelligence van Microsoft, om gegevens automatisch te herkennen.
• Mail2factuur: bij koppeling van een IMAP-postvak leest Faqturo de inhoud van dat postvak uit om facturen te herkennen. Dit gebeurt uitsluitend na expliciete koppeling door u en kan (persoons)gegevens uit uw e-mailverkeer omvatten.
• Agendakoppeling: bij koppeling van Google Agenda via OAuth worden agendagegevens uitgewisseld met Google.
• Bankkoppeling: bij koppeling van uw bankomgeving worden transactiegegevens uitgelezen via Salt Edge, een gereguleerde partij voor rekeninginformatiediensten (PSD2/AISP).
• SMS-notificaties: bij gebruik van sms-functionaliteit worden telefoonnummers en berichtinhoud verwerkt via GatewayAPI.
• Voorrijkosten-berekening: bij gebruik van deze functie worden adres- en routegegevens verwerkt via Azure Maps (Microsoft).

Deze functies zijn optioneel en worden alleen geactiveerd op uw eigen initiatief. Voor zover deze sub-verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, of gegevens daarbuiten kunnen verwerken (zoals kan gelden voor Microsoft en Google), zorgen wij ervoor dat een passende waarborg van toepassing is, zoals modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

7. Florijn-tegoed (AI-functies)

Het gebruik van AI-functies wordt intern afgeschreven van een vooruitbetaald tegoed (‘Florijn’). Hierbij registreren wij welke functies zijn gebruikt en het verbruikte tegoed, ten behoeve van facturatie en dienstverlening. Deze gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan de afhandeling van uw abonnement.

8. Hosting en beveiliging

Faqturo draait op een eigen, dedicated server met geïsoleerde omgevingen per klant (eigen subdomein of domeinnaam, eigen database, geen gedeelde omgeving tussen klanten). De server bevindt zich in Nederland/de EU. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder het gebruik van SSL/TLS-versleuteling voor alle verbindingen met de Faqturo-omgevingen.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. In het bijzonder geldt:

• Facturen en overige gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, blijven ook na opzegging of verwijdering van uw account bewaard voor de wettelijk voorgeschreven termijn (in Nederland doorgaans 7 jaar). Uw account wordt bij opzegging of verwijdering verborgen/gedeactiveerd, niet direct definitief gewist.
• Overige accountgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra zij niet langer nodig zijn en geen wettelijke bewaarplicht meer geldt.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• verwijdering van uw gegevens te vragen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht dit verhindert;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt een verzoek hiertoe indienen via het contactformulier.

11. Cookies

Faqturo maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies. Dit zijn cookies die noodzakelijk zijn om de website en de Faqturo-applicatie goed te laten werken, bijvoorbeeld om u ingelogd te houden en uw voorkeuren binnen de Omgeving te onthouden. Voor functionele cookies is op grond van de wet geen voorafgaande toestemming vereist. Wij plaatsen geen analytische, tracking- of marketingcookies.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is steeds te vinden op de website van Faqturo. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u hierover.

13. Contact

Via contactformulier